Persónuverndarstefna

Fjölbrautaskólinn við Ármúla leggur áherslu á að tryggja að öll meðferð persónuupplýsinga sé í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Markmið laganna er að stuðla að því að farið sé með persónupplýsingar í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs og tryggja áreiðanleika og gæði slíkra upplýsinga og frjálst flæði þeirra á innri markaði Evrópska efnahagssvæðisins.

Markmið persónuverndarstefnu Fjölbrautaskólans við Ármúla er að auðvelda einstaklingum að sjá hvaða persónuupplýsingum skólinn safnar, í hvaða tilgangi þeim er safnað og hvernig farið er með slík gögn.

Hvað eru persónupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar sem hægt er að tengja við einstakling, t.d. nafn, kennitala, staðsetningargögn, ljósmynd, IP-tölur og önnur netauðkenni. Nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum má finna í 2. og 3. tl. 3. greinar laga nr. 90/2018

Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga

Persónuupplýsingar eru gögn sem nota má til að bera kennsl á eða hafa samband við tiltekinn einstakling. Tilgangur söfnunar þessara upplýsinga er að tryggja að nemendur og starfsmenn eigi greiðan aðgang að upplýsingum sem þá varða og að skólinn geti staðið við skyldur sínar gagnvart nemendum, starfsmönnum og umsækjendum um nám og störf við stofnunina.

Öll vinnsla persónuupplýsinga er unnin í skýrum tilgangi og byggð á lögmætum grundvelli. Áhersla er lögð á að ekki verði gengið lengra í vinnslu persónuupplýsinga en nauðsynlegt er.

Fjölbrautaskólinn við Ármúla tryggir að eingöngu þeir aðilar sem til þess hafa heimild, hafi aðgang að upplýsingum um nemendur og starfsmenn.

Hvaða persónuupplýsingar eru skráðar eða geymdar í FÁ?

Upplýsingakerfið INNA:

  • Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang þeirra sem skráðir eru í skólann annað hvort sem nemendur eða starfsmenn.
  • Námsferlar nemenda, einkunnir, yfirlit yfir verkefnaskil.
  • Viðvera nemenda.
  • Vinnumat kennara, launaröðun, yfirlit yfir sérverkefni og starfshlutfall.
  • Myndir af nemendum og starfsfólki (valkvætt- nemendur og kennarar setja myndir inn sjálfir).
  • Athugasemdir (t.d. ef nemendur hafa skilað inn vottorði, hafa verið kallaðir til stjórnenda vegna slakrar viðveru eða annarra brota á skólareglum, auk annars sem nemendur óska eftir að verði skráð).

ORRI, fjárhags- og launabókhaldskerfi:

  • Nafn, kennitala, símanúmer og heimilisfang starfsmanna.
  • Upplýsingar um launareikning starfsmanna (vegna launagreiðslna).
  • Forsendur launaútreikninga.
  • Aðild að stéttafélagi.
  • Viðvera, skráning á fjarveru/leyfum.
  • Ráðningasamningar.
  • Afrit af leyfisbréfum kennara.

Gegnir, landskerfi bókasafna:

  • Nafn, kennitala og heimilisfang nemenda og starfsmanna.
  • Útlán bóka og tímarita.

Fjölbrautaskólinn við Ármúla er afhendingaskyldur aðili skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Skólanum er því óheimilt að ónýta eða farga nokkru því sem fellur undir gildissvið laganna nema fá til þess sérstaka heimild þjóðskjalavarðar. Sem dæmi um persónuupplýsingar sem skólinn varðveitir og mun skv. lögum senda Þjóðskjalasafni að 30 árum liðnum eru:

  • Erindi sem tekin eru fyrir á fundum skólaráðs.
  • Greiningar nemenda sem berast skólanum.
  • Læknisvottorð.
  • Dæmi um prófúrlausnir.

Fjölbrautaskólinn við Ármúla hefur nýverið tekið í notkun GoPro skjala- og málakerfi en ekki liggur fyrir á þessari stundu hvernig rafrænum skilum til Þjóðskjalastafns verður háttað en ljóst er að í framtíðinni verður um rafræn skil að ræða.

Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Persónuupplýsingar sem skráðar eru í INNU koma frá nemandanum sjálfum og eða forráðamönnum hans, stjórnendum og kennurum. Skilaboð sem send eru innan INNU eru varðveitt í INNU. Bréf og netpóstar er varða nemendur og starfsmenn skólans eru varðveittir í samræmi við innihald netpóstsins. Upplýsingar um sérþarfir nemenda koma frá nemandanum sjálfum og/eða forráðamönnum. Upplýsingar sem skráðar eru í ORRA, fjárhags- og launabókhaldskerfi koma frá starfsmanninum sjálfum. Að jafnaði aflar skólinn persónuupplýsinga beint frá þeim einstaklingi sem upplýsingarnar varða eða frá forráðamönnum ólögráða nemenda. Við tilteknar aðstæður geta upplýsingar borist frá þriðja aðila.

Afhending persónuupplýsinga til þriðja aðila

Fjölbrautaskólinn við Ármúla miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema honum sé það skylt samkvæmt lögum eða þegar viðkomandi aðili hefur óskað eftir því og gefið samþykki fyrir.

Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Fjölbrautaskólinn við Ármúla leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Skólinn ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á vegum hans.

Fjölbrautaskólinn við Ármúla stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga. Skólinn mun gera vinnslusamning við þær vinnslustofnanir sem hýsa gögn skólans og gerð verður krafa um að viðkomandi vinnsluaðilar uppfylli kröfur persónuverndarlaga.

Réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum

Einstaklingar hafa rétt til að vita hvaða persónuupplýsingar skólinn vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af upplýsingunum. Þá geta einstaklingar fengið rangar persónuupplýsingar um sig leiðréttar. Einstaklingar geta farið fram á að ónauðsynlegum upplýsingum um þá verði eytt, nema skólanum beri skylda til að varðveita þær samkvæmt lögum, eða að eyðing upplýsinganna brjóti á einhvern hátt á rétti einstaklings til persónuverndar.

Óski einstaklingur eftir að flytja upplýsingar um sig til annars aðila, t.d. til annars skóla, getur viðkomandi einnig átt rétt á að fá persónuupplýsingar sínar afhentar á algengu tölvutæku formi eða að þær verði fluttar beint til viðkomandi þriðja aðila. Í þeim tilvikum þar sem vinnsla skólans byggir á samþykki getur sá sem samþykkið veitir alltaf afturkallað það.

Myndir til birtingar sem auglýsingaefni skólans, á heimasíðu hans eða á samfélagmiðlum á vegum hans eru aðeins birtar ef liggur fyrir heimild nemanda og (ef við á) forráðamanns hans. Hægt skal vera að draga hana til baka á jafn auðveldan hátt og heimildin var veitt. Ætíð skal orðið við beiðni nemanda eða (ef við á) forráðamanns hans um að fjarlægja mynd af honum af heimasíðu eða samfélagsmiðlum á vegum skólans. Undanþága frá kröfum um heimild til myndbirtinga er þegar hópmynd er tekin í skólanum eða á atburðum honum tengdum og enginn einn er aðalatriði myndarinnar. Nemandi og/eða (ef við á) forráðamaður hans getur þó farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða samfélagsmiðlum á hans vegum án þess að gefa upp ástæðu þess.

Persónuverndarfulltrúi – tengiliður

Hafi einstaklingar spurningar um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig skólinn varðveitir eða vinnur persónuupplýsingar geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa/tengilið sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina einstaklingum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarstefnu þessari og persónuverndarlögum. Ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu Fjölbrautaskólans við Ármúla á persónuupplýsingum hans getur hann jafnframt sent erindi til Persónuverndar www.personuvernd.is

Fyrirspurnir má senda á netfangið (personuvernd@fa.is) en persónuverndarfulltrúi skólans er Jón Páll Hilmarsson hdl. (jonpall@pacta.is)

Endurskoðun

Fjölbrautaskólinn við Ármúla getur breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig skólinn vinnur með persónuupplýsingar. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verð birt og tilkynning þess efnis hefur birst á heimasíðu skólans.

Þessi persónuverndarstefna er fyrst birt á heimsíðu Fjölbrautaskólans við Ármúla í september 2019. Skólameistari kynnir stefnuna fyrir skólanefnd og á skólafundi haustið 2019.

Reykjavík 10. september 2019

Magnús Ingvason, skólameistari

Síðast breytt: 11.9.2019